Trento, 27 marzo 2025 – Deda Next, società di Dedagroup impegnata ad accompagnare la trasformazione digitale della PA e delle aziende di pubblico servizio, continua nel proprio percorso di innovazione della pubblica amministrazione. Intelligenza artificiale, metadati avanzati e un'architettura aperta basata su API danno vita a Refer - Records for the Future, una piattaforma SaaS di nuova generazione che risponde alla crescente necessità degli enti pubblici di superare i tradizionali silos informativi, per garantire una gestione documentale più fluida e sicura.

Gli archivi della Pubblica Amministrazione, che custodiscono un patrimonio informativo essenziale per la trasparenza e l’efficienza dell’azione amministrativa, stanno attraversando una fase di profonda trasformazione. L’evoluzione dai tradizionali archivi cartacei a sistemi digitali avanzati ha progressivamente ridefinito il concetto di documento, assimilandolo a quello di dato. Questa transizione, sebbene apporti vantaggi in termini di efficienza e accessibilità, comporta anche sfide significative, come il rischio di dispersione delle informazioni, la difficoltà di correlazione tra dati provenienti da sistemi diversi e la necessità di garantirne autenticità e integrità nel tempo. Per guidare questa trasformazione oramai imprescindibile, l’AgID ha già pubblicato le Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, delineando un percorso di cambiamento chiaro. Refer si pone in piena conformità con le direttive tracciate, offrendo agli enti pubblici una soluzione innovativa, efficiente e interoperabile.

Nata dalla consolidata esperienza ventennale di Deda Next, completamente in cloud, la piattaforma Refer è un record system ispirato al modello concettuale di Record-in-Context che offre l’opportunità di applicare il principio dell’Archiving by design al patrimonio applicativo dell’organizzazione. L’infrastruttura tecnologica così concepita permette un’archiviazione strutturata che conserva il contesto originale dei documenti e permette una ricostruzione precisa della loro storia e utilizzo nel tempo. Il sistema crea così un Archivio Unico dei Record, capace di centralizzare e valorizzare il patrimonio documentale degli enti pubblici, eliminando le frammentazioni e garantendo accessibilità e continuità operativa.

Grazie all’impiego di metadati avanzati, ogni documento viene indicizzato, classificato e reso ricercabile, consentendo di recuperare in modo efficace qualsiasi informazione utile conferita dai sistemi dell’Ente. Refer archivia i metadati di ciascun record, permettendo di interrogare in modo trasversale l’intero patrimonio documentale. Questo approccio rivoluziona il concetto di archivio stesso, trasformandolo in un sistema dinamico di informazioni a supporto delle decisioni amministrative. L’Intelligenza Artificiale integrata abilita interrogazioni rapide e mirate, fornendo risposte basate su dati sicuri e certificati dall’Ente. La ricerca semantica avanzata interpreta il significato delle richieste, restituendo risultati pertinenti anche quando i termini utilizzati differiscono da quelli archiviati nei documenti. Le funzionalità di classificazione assistita e categorizzazione automatica delle email consentono una gestione più efficiente dei documenti, riducendo il lavoro manuale e migliorando l’accessibilità alle informazioni.

“La trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione passa attraverso strumenti capaci di superare le barriere tradizionali e rendere i dati un patrimonio accessibile e sicuro per tutti. Non può tradursi in una perdita di valore documentale, ma deve rappresentare un’opportunità per rafforzare il legame tra l’ente pubblico e i cittadini, garantendo accesso trasparente e democratico alle informazioni” sottolinea Fabio Meloni, CEO di Deda Next. “Vogliamo offrire agli enti pubblici un sistema evoluto che non solo ottimizza la gestione documentale, ma che ne preserva il valore nel tempo, garantendo continuità operativa e qualità dell’informazione. La combinazione tra Intelligenza Artificiale e metadati avanzati consente di valorizzare l’intero ecosistema documentale, migliorando la capacità decisionale degli enti e rafforzando il rapporto con cittadini e imprese. Con Refer vogliamo dare una risposta concreta alla crescente esigenza di efficienza, sicurezza e innovazione, elementi chiave per una PA moderna e realmente digitale.”

La piattaforma documentale Refer rappresenta un investimento importante per Deda Next, che proseguirà in futuro, per migliorarne ulteriormente le funzionalità. Sono in fase avanzata di sviluppo e integrazione ulteriori strumenti innovativi come “Chat with your data”, che permetterà agli utenti di interrogare la piattaforma in linguaggio naturale, e il supporto alla contestualizzazione e costruzione di grafi di conoscenza, per analizzare e rappresentare in modo strutturato le relazioni tra dati e documenti.